Privacystatement

Over Pensioenfonds Houthandel

Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Houthandel (‘Pensioenfonds Houthandel’) regelt de pensioenen voor iedereen die in de houthandel werkt. Als pensioenfonds voeren wij de pensioen-regeling uit en beheren wij de pensioengelden voor onze (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden.

Om uw pensioenregeling goed uit te kunnen voeren hebben wij persoonsgegevens van u nodig. Bijvoorbeeld uw adresgegevens, geboortedatum en rekeningnummer. Maar ook gegevens die u achterlaat bij het bezoeken van onze website. Het verzamelen, beheren en gebruiken van uw gegevens noemen wij ‘verwerken’.

Het beschermen van uw privacy vinden wij heel belangrijk. Privacygevoelige informatie, waaronder uw persoonsgegevens, wordt vertrouwelijk en zorgvuldig door ons behandeld. Pensioenfonds Houthandel verwerkt alleen die gegevens die noodzakelijk zijn om uw pensioenregeling uit te kunnen voeren. Hierbij houden wij ons aan de wet- en regelgeving. Wij verstrekken uw gegevens alleen aan derden, indien dit nodig is voor een goede uitvoering van de pensioenregeling. 

In deze privacyverklaring leest u terug:

  • waarvoor wij uw gegevens verwerken;
  • van wie wij gegevens verwerken;
  • welke grondslag aan de verwerking van uw gegevens ligt;
  • welke gegevens wij van u verwerken;
  • met wie wij uw gegevens delen;
  • hoe lang uw gegevens worden bewaard;
  • hoe wij uw persoonsgegevens beschermen;
  • hoe wij omgaan met persoonsgegevens in relatie tot social media;
  • welke rechten u heeft;
  • wie toezicht houdt op het verwerken van uw persoonsgegevens;
  • waar u terecht kunt voor vragen;
  • hoe en waar u een klacht kunt indienen.  

In aanvulling hierop beschikken wij over een cookiebeleid voor bezoekers van onze website.

Waarvoor verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens om uw pensioenregeling goed uit te voeren, zoals het juist administreren van uw pensioenopbouw en het tijdig en juist toekennen van een partner- en wezenpensioen aan uw (eventuele) partner en kinderen bij overlijden. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om ons te houden aan wet- en regelgeving en onze producten en diensten te kunnen verbeteren. Bijvoorbeeld onze website maar ook onze informatievoorziening.

Van wie verwerken wij gegevens?

Wij verwerken gegevens van de volgende personen:

  • (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden voor wie wij de pensioenregeling uitvoeren;
  • personen die voor ons werken of hebben gewerkt;
  • bestuursleden en leden van overige bestuursorganen;
  • adviseurs of overige derden die in opdracht van ons werkzaamheden voor het fonds verrichten;
  • degenen die onze website bezoeken; 
  • degenen met wie wij contact hebben. 

Deze gegevens ontvangen wij van u of van een ander. Wij ontvangen gegevens van u indien u bijvoorbeeld: 

  • ons belt of een e-mail stuurt;
  • via social media contact met ons heeft;
  • zich heeft aangemeld voor onze online nieuwsbrief of 
  • een online contactformulier op onze website heeft ingevuld. 

Daarnaast ontvangen wij gegevens van bijvoorbeeld uw werkgever, het UWV, de belastingdienst, de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) of uw gemeente.

Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij moeten uw persoonsgegevens verwerken om uw pensioenregeling goed uit te kunnen voeren. De grondslag hiervoor is:

  • de gegevensverwerking is noodzakelijk om in opdracht van sociale partners uitvoering te geven aan de verplicht gestelde pensioenregeling en
  • de gegevensverwerking is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Welke gegevens van u verwerken wij?

Wij verwerken alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn om uw pensioenregeling goed uit te kunnen voeren en/of te voldoen aan wet- en regelgeving. Het gaat om de volgende gegevens:

  • naam- en adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres;
  • bankrekeningnummer;
  • geboortedatum;
  • geslacht;
  • burgerservicenummer;
  • dienstverbandgegevens van uw werkgever die bij Pensioenfonds Houthandel is aangesloten, waaronder uw pensioengevend salaris;
  • arbeidsongeschiktheidsgegevens;
  • relatiegegevens (eventuele) (ex-)partner en kinderen. 

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verstrekken uw gegevens alleen aan derden, indien dit nodig is voor een goede uitvoering van de pensioenregeling. Denkt u hierbij aan het verstrekken van uw gegevens aan het nationaal pensioenregister of de belastingdienst. 

Hier wijken wij alleen van af indien de wet of het pensioen- en/of uitvoeringsreglement ons hiertoe verplichten. Of indien u ons schriftelijk machtigt uw gegevens te verstrekken.

Als wij uw persoonsgegevens verstrekken dan beperken wij ons tot de gegevens die nodig zijn om aan onze verplichtingen of het verzoek tot gegevensverstrekking te voldoen. 

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of waarvoor ze worden verwerkt. Gezien de aard van onze activiteiten -pensioenuitvoering- zijn relatief lange termijnen noodzakelijk. Het is mogelijk dat wij sommige gegevens bewaren omdat wij dit wettelijk verplicht zijn. Uitgangspunt is dat wij dan de wettelijke bewaartermijn aanhouden.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij hebben samen met onze uitbestedingspartijen, waaronder Centric (pensioenadministrateur), de nodige technische en organisatorische voorzieningen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of beschadiging. Maar ook om vervanging of herstel van verloren of beschadigde persoonsgegevens te herstellen. 
Sommige personen werkzaam voor ons fonds hebben vanwege hun ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht van persoonsgegevens. Andere voor ons werkzame personen ondertekenen onze gedragscode. Hierin is vastgelegd dat zij verplicht zijn tot geheimhouding van de persoonsgegevens die zij verwerken. Behalve wanneer de wet hen verplicht de gegevens te verstrekken. 

Uw persoonsgegevens in relatie tot social media

Wij kunnen gebruikmaken van socialmediakanalen als Facebook, Twitter en YouTube. Pensioenfonds Houthandel is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor de wijze waarop bezoekers op deze socialmediakanalen omgaan met persoonsgegevens. Hiervoor verwijzen wij u naar de privacyverklaring van het socialmediakanaal waar u gebruik van maakt. 

Welke rechten heeft u?

U heeft de volgende rechten:

  • recht op inzage en correctie;
  • recht van verzet tegen verwerking persoonsgegevens;
  • recht op vergetelheid;
  • recht op dataportibiliteit.

Belangrijk om te weten: u kunt in alle gevallen een beroep doen op deze rechten. Hierop is één uitzondering. Als wij niet meer in staat zijn om te voldoen aan onze verplichtingen op basis van de wet of het pensioen- en/of uitvoeringsreglement, dan zijn onze verplichtingen leidend. 

Recht op inzage en correctie
Wilt u weten welke gegevens wij van u verwerken en of deze juist zijn? Dan kunt u bij ons een verzoek tot inzage indienen. Uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek verstrekken wij u een overzicht. 

Bevat dit overzicht onjuistheden? Of wilt u onjuiste persoonsgegevens laten verwijderen? Dan kunt u schriftelijk een correctie doorgeven bij onze Privacy Officer. De contactgegevens staan in deze privacyverklaring vermeld.

Recht van verzet tegen verwerking persoonsgegevens
U kunt op basis van bijzondere persoonlijke omstandigheden in sommige gevallen in verzet gaan tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Een schriftelijke motivatie hiertoe dient u schriftelijk in bij Privacy Officer. De contactgegevens staan in deze privacyverklaring vermeld. U ontvangt uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek een beslissing. Bent u het niet eens met deze beslissing? Dan kunt u gebruik maken van onze klachten- en geschillenregeling. 

Recht op vergetelheid
U kunt een verzoek indienen om uw persoonsgegevens te laten wissen. Een schriftelijk gemotiveerd verzoek hiertoe dient u schriftelijk in bij Privacy Officer. De contactgegevens staan in deze privacyverklaring vermeld. U ontvangt uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek een bevestiging. Hierin vindt u terug of en zo ja, welke persoonsgegevens op uw verzoek zijn verwijderd. 

Recht op dataportabiliteit
Wilt u uw persoonsgegevens verstrekken aan een andere organisatie? U kunt bij ons een verzoek indienen om uw gegevens in een vast format te ontvangen. Wij verstrekken dit bestand rechtstreeks aan u. Hierbij zijn wij niet verantwoordelijk voor de gegevensverwerking bij de organisatie aan wie u deze gegevens heeft overhandigd en/of de opslag van de gegevens in uw privédomein. 

Wie houdt toezicht op het verwerken van uw persoonsgegevens?

Het toezicht is op twee manieren ingeregeld:

  • de Autoriteit Persoonsgegevens is de wettelijk toezichthouder op de verwerking van persoons-gegevens. Zij houdt toezicht en heeft verschillende mogelijkheden om maatregelen te treffen, waaronder het opleggen van een boete;
  • Pensioenfonds Houthandel heeft een Privacy Officer aangesteld.

Adresgegevens Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
0900 - 2001 201

Adresgegevens Privacy Officer
Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Houthandel 
Verrijn Stuartlaan 1-F
2288 EK RIJSWIJK

Waar u terecht kunt voor vragen?

Heeft u andere vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Stuur dan een brief naar de Privacy Officer van Pensioenfonds Houthandel, Verrijn Stuartlaan 1-F Rijswijk of een e-mail aan Bpfhouthandel-privacy@montae.nl.

Hoe en waar kunt u een klacht indienen?

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Bijvoorbeeld omdat u vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens? Of omdat u inzage of correctie heeft gevraagd van uw persoonsgegevens, maar u niet tevreden bent met onze reactie? Dan kunt u een klacht bij ons indienen. Hiervoor verwijzen wij u naar onze klachten- en geschillenprocedure. Bent u niet tevreden over de uitkomsten van de procedure, dan kunt u een verzoekschrift bij de kantonrechter indienen. 

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring, bijvoorbeeld in verband met aanpassingen in wet- en regelgeving of rechtspraak. U wordt dan ook aangeraden om deze verklaring met regelmaat te raadplegen indien u onze site bezoekt.